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La dématérialisation dans le secteur privé et public… POURQUOI ?

Que veut dire la dématérialisation ?

Avantages de la dématérialisationLa dématérialisation est un terme de plus en plus répandu dans le monde des affaires. De quoi s’agit il? La dématérialisation consiste à transformer des processus, du contenu et des documents physiques en formats numériques afin de faciliter l’accès à l’information, optimiser la prise de décision et réduire les temps de traitement. Outre le gain de temps et d’espace, cette démarche présente de nombreux atouts pour l’entreprise et les institutions publiques. La dématérialisation permet la création d’un environnement de collaboration efficace et optimisé grave à une fluidité de l’information, une accessibilité aisée et un partage optimisé.

Quelles sont les entreprises concernées par la dématérialisation?

La dématérialisation concerne tout  type d’entreprise ou institution publique opérant dans tout domaine confondu. Toute organisme où entreprise désireux de dégager un avantage concurrentiel, ajouter de la valeur à ses clients, optimiser sa performance, et se différencier sur un marché donné en optant pour les Technologies de l’information et de la communication (TIC).

Quels avantages pour l’entreprise?

Que ça soit le gain du temps, la maîtrise du processus, la réalisation des économies, ou même l’introduction d’une meilleure façon de collaboration, l’entreprise bénéficiera efficacement de la dématérialisation.  En outre, elle permet de renforcer la relation client puisqu’elle entraîne un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents.  N’oublions pas que la dématérialisation a une optique de  protection de l’environnement en réduisant la quantité du papier utilisé !

Quels  documents à dématérialiser ?

Tous les documents usuels  qu’on partage, travaille avec, archive, ou encore traite dans la vie quotidienne en entreprise, comme les bons de commande,  les factures fournisseurs, les contrats, les documents Ressources Humaines, les réclamations clients, les déclarations sociales et fiscales…

Comment dématérialiser le processus?

On peut distinguer deux modalités de dématérialisation. Il y a ce qu’on appelle des solutions SaaS (Software as a Service), qui sont des services en ligne auquel l’utilisateur peut s’abonner. Ou encore, on peut  se procurer et installer un logiciel.
360 Business Ventures offre les deux services comme la solution d’ automatisation de la comptabilité fournisseurs, e-Doc 360 qui assure la Gestion Electronique des Documents, la capture intelligente des données sans saisie manuelle, la gestion des incidents, la dématérialisation des notes de frais, la télé-déclaration de la TVA, IS, IR, …

La réussite de la dématérialisation est tributaire d’un engagement de la part des collaborateurs et d’une forte volonté de changement de la part de l’organisation. Et rappelez-vous que dans un monde en perpétuel changement, avoir une grande expérience  dans un secteur ne veut rien dire si l’on ne suit pas les évolutions des marchés.
La dématérialisation … parce que c’est l’avenir … parce qu’il le faut !

Chaïmae Bougoutaia, 360 Business Ventures – Le 15 mars 2017

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Six étapes pour un recouvrement efficace de vos créances

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Recouvrement…frein à la croissance? 

Le recouvrement est malheureusement un véritable frein à la croissance au Maroc. Faisant face à des impayés continus et des contraintes de trésorerie et de coûts, les entreprises marocaines se retrouvent généralement face à des décisions anti-croissance et qui n’ont que des impacts immédiats. J’ai vu des entreprises ne pas remplacer les démissionnaires (y compris les commerciaux),  ne pas livrer des clients qui ne payent pas, de sous-traiter l’activité de recouvrement…. Une batterie d’actions qui visent à réduire les coûts et par conséquent alléger leur trésorerie.

Ce sont bien évidement des périodes difficiles et la gestion du recouvrement est plus que jamais, une activité qui joue un rôle crucial dans la survie et la pérennité de chaque entreprise.

Et si on pouvait convertir ces challenges en opportunités pour le client ? Que font les entreprises « best-in-class » pour pallier à ce problème ? C’est l’analyse que nous avons menée et recommandée à nos clients. Ci-dessous six étapes que nous partageons avec vous en s’appuyant sur notre solution technologique:

1. Facturer le plutôt possible

Facturer le plutôt possible: Le recouvrement de créances impayées est une course contre la montre : la rapidité d’intervention dans la facturation, dans la remise de la facture au client, dans la relance et la prise de contact sont les clés pour maximiser vos chances de réussite.

2. S’assurer que la facture est bien déposée et dans les délais

S’assurer que la facture est bien déposée et le plutôt possible: Une gestion efficace du bon de commande, du bon de livraison et de l’accusé de réception, ainsi que leur sauvegarde autant que pièces justificatives d’une prestation représentent un impératif incontournable pour améliorer le recouvrement de vos créances impayées. Ces écrits permettent d’authentifier la prestation, ce qui pèsera en faveur de l’entreprise dans la phase de négociation à l’amiable, ou dans le cas d’une procédure judiciaire.

Nous avons utilisé notre solution de gestion électronique de documents eDoc360 afin de permettre un accès instantané et à distance à ces écrits. Souvent vos clients vous sollicitent pour ces justificatifs. Votre capacité à leur fournir les documents demandés témoigne de votre efficacité opérationnelle et vous  épargne le temps d’attente, de recherche et d’envoi.

3. Gérer de manière efficace le retour du client

Gérer efficacement le retour du client : Tout feedback, rejets, motifs de rejets ou suggestions d’améliorations doivent être informatisées et gérées efficacement. La capacité de traiter en quelques heures voir quelques minutes, grâce à la solution eDoc360, épargne à l’entreprise des coûts supplémentaires et agit comme un véritable coup de pousse à la trésorerie.

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4. Automatiser et capitaliser sur les solutions informatiques

Automatiser et capitaliser sur les solutions informatiques : Il existe bien entendu plusieurs sur la marché qui vous permettent une optimisation de vos processus et un recouvrement amélioré. Notre solution eDoc360 permet d’améliorer le suivi de vos créances échues. Elle permet de générer des relances automatiques lorsqu’un retard de paiement est détecté, et de traquer facilement l’évolution de chaque cas d’impayé.

5. Adopter une politique de gestion des crédits

Adopter une politique de gestion des crédits: S’agissant des évaluations de risques clients, la gestion des plafonds de crédits ou le contrôle de processus, il est primordial d’adopter la stratégie efficace de recouvrement. Il faut faire distinction entre les clients qui peuvent payer, ceux qui ne peuvent pas payer mais qui ont besoin d’un échelonnement, et ceux qui ont n’ont pas l’intention de payer.

6. Mesurer, Mesurer et Agir

Mesurer, Mesurer et Agir ! Les anglais disent « You cannot manage what you cannot measure ». Une définition des indicateurs de performance et un suivi quotidien et permanent s’avèrent indispensables. Laissez la technologie pour vous afin de vous générer des rapports et des indicateurs à grande valeur ajoutée.

Cet article retrace notre vécu et expérience dans l’amélioration du recouvrement pour nos clients. Nous avons réussi à améliorer le recouvrement par plus de 30%. Nos agents déposent les factures dans un délai de 48 heures partout au Maroc. Les justificatifs de la prestation commerciale tels que la facture, le bon de commande, le bon de livraison et l’accusé de réception sont facilement accessibles  grâce à eDoc360.  Nos agents s’occupent également de la récupération des règlements et leur gestion informatisée.

En cas de questions et besoins d’assistance, n’hésitez pas de nous contacter sur 0523 310 875.

Ahmed Hanane, Partner 

www.360businessventures.com

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Digitalisation et dématérialistion: les enjeux à maîtriser

Digitalisation, transformation digitale ou encore numérisation, des mots qui ont pris place dans notre vocabulaire depuis quelques années, mais qu’on retrouve de plus en plus au cœur des stratégies des grands groupes mais aussi des PME. Sans oublier que grâce aux opportunités offertes par le digital, de nombreuses startups ont vu le jour un peu partout dans la sphère, créant ainsi une nouvelle dynamique économique et de nouveaux business modèles. En fait, la digital n’est plus uniquement un moyen de réduire les coûts, minimiser la complexité et fabriquer de nouveaux produits. Les entreprises leaders dans la digitalisation trouvent de nouvelles opportunités de connecter avec leurs clients et leurs partenaires, de la rapidité d’acquisition des compétences et de l’efficacité dans l’optimisation des ressources de l’entreprise. De l’utilisation grandissante des smartphones, aux réseaux sociaux par la quasi majorité des acteurs économiques, en passant par le Cloud, le Big data et l’Internet des Objets, ont profondément modifié le monde de l’entreprise et notre vie en général.

Comment devrait-on donc intégrer les nouvelles technologies, pour en tirer le meilleur profit vers une mutation évidente ?

De nos jours si les entreprises souhaitent survivre et se pérenniser dans un marché globalisé et dominé par la mondialisation, il est crucial de prendre des précautions élémentaires pour adapter sa structure à une économie 2.0. La transformation numérique de l’entreprise devrait suivre des étapes bien précises et inscrite dans une vision stratégique. La technologie a basculé la balance vers le client. C’est l’âge du client et non plus le fournisseur. Pour réussir l’entreprise doit innover et s’ouvrir afin de connecter facilement les personnes, les processus et objets connectés dans la chaîne de valeur. De ce fait, quatre étapes sont essentielles pour l’entreprise :

1. Créer des canaux digitaux afin d’améliorer la connectivité entre processus internes et externes de l’entreprise : Face à l’augmentation du volume et la complexité des données l’entreprise doit planifier et introduire processus métier numériques telles que les APIs, l’échange sécurisé de fichiers (MFT) ou l’Echénage Informatisé de Données (EDI).
2. Se connecter et s’intégrer dans les applications digitales : Il est de plus en plus crucial de faire partie de grands réseaux digitaux et plateformes technologiques telles que les API Google, Facebook, Amazon, Uber, Air bnb. Ces intégrations permettent de Co-créer de la valeur à travers un développement des relations professionnelles.

3. Avoir une vision et une plateforme numérique : Amazon, qui était avant un distributeur de livres, est aujourd’hui un géant du Cloud et rivalise les grandes entreprises du cloud. Microsoft, SAP, Google se dirigent tous vers les technologies mobiles et vers le Cloud. Une entreprise doit œuvrer pour mettre en place une plateforme technologique lui permettent d’avoir une flexibilité de l’agilité afin de pérenniser et faire évoluer ses offres à ses clients.

4. Au-delà de la méthodologie la sensibilisation des équipes reste importante dans cette démarche, car paradoxalement si la majorité des collaborateurs se plaignent de la quantité astronomique de données à traiter, et lorsqu’il leur est proposé de travailler ‘autrement’ avec des solutions digitales pour réduire l’impact, le premier réflexe apparaissant le plus souvent est le refus.

La digitalisation n’est plus un choix aujourd’hui mais bel est bien une nécessité ; la dématérialisation de certains flux physiques par exemple, permet de mieux accéder à l’information, de gagner en temps en autonomie et en efficacité.

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La facture électronique obligatoire dès 2017

Le calendrier d’obligation de facturation électronique

L’ordonnance du 26 juin 2014 en France définit le calendrier d’obligation de la facture électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Contrairement à d’autres pays européens tels que  l’Autriche, la Finlande et le Danemark, la Norvège bien en avance, en France, seulement 5% des 2,5 milliards de factures générées par les entreprises et les administrations publics étaient dématérialisées en 2015. Le chemin à parcourir est encore long pour les sociétés françaises. L’Italie et l’Espagne ont également amorcé le virage de la facture électronique dans le secteur public depuis 2014, pour atteindre un objectif “zéro papier” en 2015.

Défi de la facture électronique pour les entreprises:

Vu l’état des systèmes d’information et l’organisation actuelles de la majorité des entreprises françaises, les chefs d’entreprises perçoivent la facture électronique comme un nouveau défi à relever et obstacle à s’y préparer.

La facture électronique est également une opportunité pour réduire les coûts, le temps de traitement et améliorer le moral des ses collaborateurs. Le coût traitement des factures fournisseurs varie de 13€ à 16€ par facture. Ce coût peut être réduit à moins de 3 euros par facture. Cette réduction provient de l’automatisation de la saisie des factures, la saisie des des écritures comptables, classement, validation, mise en paiement, suivi et gestion des litiges, archivage, etc.

facture électronique et dématérialisation

Mise en place de la facture électronique:

La mise en place de la facture électronique nécessite l’adaptation technologique suivante:

  • une stratégie digitale et de dématérialisation de l’entreprise
  • Une revue des processus de l’entreprise
  • Une mise à jour des systèmes d’informations
  • Une exploration des solutions de dématérialisations telles que la GED, la capture électronique, l’EDI,…
  • Une stratégie de conduite du changement 

GED, EDI, Capture intelligente pour réussir la facture électronique

Avantages de la facture électroniqueLes entreprises ayant réussi la dématérialisation et l’utilisation de ces solutions, constatent un gain moyen de temps de 70% et une réduction moyenne du coût sur le traitement des factures de 80% et une nette amélioration du cash flow.

Pour faciliter ce processus de dématérialisation, 360 Business Ventures mets à votre disposition des services et des solutions de Gestion Electronique des Documents e-Doc360, la capture intelligente des données (des factures papier et des factures électronique), l’échange informatisé de données (EDI).

A 360 Business Ventures, nous vous accompagnons dans votre passage à la dématérialisation avec des solutions et des services adaptés à votre besoin. Afin de faciliter le changement, nous offrons deux modèles de collaboration: On Premise (sur site) et Outsourcing. Le passage d’une modèle à une autre est totalement flexible et assurés par nos experts.  

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Lancement Solution de Gestion Electronique des Documents

L’équipe BV360 est fière de lancer sur le marché une solution de gestion électronique des documents et une gestion des workflows répondant aux besoins des professionnels dans plusieurs métiers: Qualité, Administration, Ressources Humaines, Commercial et Marketing …

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Pourquoi Externaliser au Maroc?

Avec le développement des nouvelles technologies, du marché l’informatique et de la communication au Maroc, l’externalisation est appelé à croitre de plus à de 20% en 2015. La croissance au cours des deux dernières années au Maroc a dépassé les 30 pour cent l’an.

L’externalisation permet aux entreprises de se focaliser sur leur cœur de métier, variabiliser leur coûts fixes et mieux gérer leurs services de support. Les entreprises européennes et marocaines se promettent un avantage concurrentiel en externalisant les services dont elles n’ont pas d’éléments de différenciation.

Les services souvent externalisés incluent le support informatique, la sécurité, la logistique, la paie, la comptabilité, l’informatique,.. .

Le Maroc présente plusieurs d’avantages concurrentiels par rapport à d’autres pays :

Une proximité géographique et culturelle par rapport à la France et d’autres pays en Europe.
Une réglementation très favorable à l’externalisation
Une stabilité politique offrant une plus crédibilité des partenaires d’externalisation
Une main d’oeuvre bien formée, jeune, qualifiée et à faible coût
un secteur informatique et de télécom très développé
une réglementation de travail permettant plus d’heures travaillées par semaine
Une bonne maitrise des langues notamment du français et de l’anglais
La compétitivité de la réglementation du travail